Un arrêt maladie engage le salarié et l’employeur à entamer des démarches chacun de leur côté. L’employé doit faire parvenir à un responsable hiérarchique le certificat médical signé par le médecin traitant. Quant à la procédure pour le chef d’entreprise, elle comprend la transmission de l’attestation de salaire à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie ou CPAM. Ce document sert de base de calcul pour l’évaluation du montant des Indemnités Journalières (IJ) qui doivent être perçues par le salarié en arrêt maladie.
Pour quelles raisons faut-il transmettre une attestation de salaire ?
Une démarche obligatoire en matière de santé au travail
Embaucher son premier salarié implique d’assumer de nouvelles responsabilités en gestion des ressources humaines, concernant par exemple l’emploi de travailleurs handicapés ou encore les actions à mener pour assurer une égalité homme / femme. En menant une politique sociale et salariale claire et humaine et en évaluant régulièrement sa fonction RH, l’employeur peut profiter de retombées positives sur son activité, notamment grâce à un bon climat de travail qui impacte les performances des collaborateurs, mais aussi grâce à diverses aides à l’embauche.
Au quotidien, l’employeur doit gérer des situations particulières concernant la santé au travail, par des actes de prévention et de sensibilisation – comme Octobre Rose ou les campagnes de vaccination anti-COVID en entreprise – et des actes administratifs obligatoires comme la déclaration d’absence pour maladie de certains agents.
Les motifs d’arrêt de travail
Transmettre l’attestation de salaire constitue justement une démarche obligatoire pour l’employeur si le motif de l’arrêt de travail est décrit par un de ces cas :
- Accident de travail
- Maladie professionnelle
- Congé de maternité ou de paternité
- Adoption : accueil d’un enfant
- Dans le cadre d’une thérapie : reprise de travail à temps partiel
- Femme enceinte dispensée de travail : exposition à un risque particulier ou travail de nuit
Attention : le congé maternité des indépendantes comme des salariées n’est pas considéré comme un congé maladie.
Si l’employeur ne fait pas parvenir le document à la CPAM, le salarié peut saisir le conseil des Prud’hommes.
À quoi sert une attestation de salaire ?
À la réception d’une attestation de salaire, la Caisse Primaire d’Assurance Maladie peut :
- déterminer si le salarié remplit les conditions pour avoir droit aux indemnités journalières
- calculer le montant des IJ à partir des 3 derniers salaires bruts.
Comment transmettre une attestation de salaire ?
La transmission du document peut se faire de deux manières.
Pour les entreprises en DSN
En DSN, la procédure consiste à se rendre sur le logiciel de paie et renseigner quelques champs. Si vous avez choisi d’externaliser la paie, votre cabinet d’externalisation peut se charger des déclarations sociales.
Pour les entreprises hors DSN
Hors DSN, l’envoi du document se fait par voie postale ou par Internet en transmettant le formulaire N° Cerfa 11135*04, disponible en ligne. Cependant, il devient impératif d’adhérer à la DSN étant donné que depuis 2017, elle est obligatoire pour les secteurs privés du régime général et agricole de la sécurité sociale. Si vous voulez être accompagné dans cette démarche, n’hésitez pas à prendre contact avec Paie Pro.
À quel moment l’employeur doit-il transmettre l’attestation de salaire ?
En cas d’attestation de salaire non subrogée (le salarié ne reçoit plus de salaire et touche directement ses indemnités journalières), la déclaration doit se faire dans les 5 jours suivant la connaissance de l’arrêt maladie.
Pour une attestation subrogée, il n’y a aucun délai, mais le plus tôt possible serait le mieux. Pour rappel, la subrogation permet à l’employeur de percevoir directement les indemnités journalières versées par la Sécurité Sociale. Il lui suffit par la suite de verser à l’assuré son salaire maintenu en une seule fois.
Quelles informations une attestation de salaire doit-elle contenir ?
Avant de transmettre l’attestation de salaire à l’Assurance Maladie, il faut s’assurer de bien renseigner :
- le motif de l’arrêt
- l’employeur : nom et prénom ou dénomination, numéro SIRET, adresse
- le salarié : nom et prénom, numéro d’immatriculation (numéro INSEE), matricule dans l’entreprise, adresse, emploi ou catégorie professionnelle
- les renseignements permettant l’étude des droits : date du dernier jour travaillé, situation à la date d’arrêt, activité à temps partiel, date de reprise anticipée du travail
- la durée du travail ou le montant des salaires bruts soumis à cotisations sociales
- les salaires de référence : sous forme de tableau
- la subrogation en cas de maintien de salaire
Que faire en cas de prolongation de l’arrêt de travail ?
En cas de prolongation de l’arrêt de travail, l’employeur n’envoie pas un nouveau document si :
- la prolongation a le même motif d’arrêt que précédemment
- la durée de l’arrêt est de moins de 6 mois
- aucune interruption ne sépare les arrêts
Comme chaque événement au sein de votre établissement (embauche d’un salarié, gestion des conflits, etc.) peut entraîner des procédures fastidieuses, faites-vous accompagner par un expert Paie et RH comme Paie Pro. Nos conseils et nos actions vous permettent d’optimiser votre temps et votre budget, quelle que soit la taille de votre entreprise.
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