Le paiement du salaire est un devoir de l’employeur. Comme le Code du travail l’impose, payer les salaires de ses collaborateurs une fois tous les mois est obligatoire. Le processus se répète donc de manière mensuelle et peut prendre un temps considérable pour les micro-entreprises et les grandes structures.
De plus, le paiement des salaires semble être une opération facile, mais elle regroupe plusieurs étapes et respecte certaines règles. Ainsi, de nombreux dirigeants soucieux d’optimiser leur gestion de paie, préfèrent confier la tâche à un gestionnaire de paie. Paie Pro CBF peut s’occuper de la gestion assignée au versement du salaire de vos employés afin de vous permettre de développer votre activité.
Effectuer le paiement du salaire périodiquement
Aucune loi n’impose un délai ou une date fixe concernant la période où le paiement doit être effectué. Toutefois, l’article L. 3242-1 du code du travail stipule qu’un employé a le droit à une rémunération chaque mois et à un acompte une quinzaine de jours après le paiement du salaire.
Des contrats tels qu’un accord d’entreprise ou une convention collective peuvent déterminer le moment du versement du salaire selon une période de référence. Seules les primes et les différentes gratifications ne suivent pas cette loi de périodicité. Payer la rémunération un jour ouvrable fait également partie des règles à suivre sauf si l’opération s’effectue par virement bancaire.
Délivrer une fiche de paie pour chaque versement
À chaque paiement du salaire, l’employeur doit délivrer à son salarié un bulletin de paie. Cette fiche de salaire est une pièce justificative permettant à vos collaborateurs de vérifier les désignations des sommes versées. Le document donne des détails sur :
- le salaire brut qui correspond au salaire de base mensuel et aux primes ;
- les prévoyances et l’assurance-maladie ;
- l’indemnité des congés payés ;
- les cotisations salariales ;
- l’impôt sur le revenu ;
- le salaire net imposable, etc.
Le salarié peut aussi avoir besoin du bulletin de salaire pour certaines opérations comme le prêt bancaire.
Demander le remboursement d’un trop-perçu au plus tard 3 ans après le versement
On appelle trop-perçu une somme qui n’est pas destinée à un salarié, mais qui lui est versée par erreur. Dans ce cas, l’employeur peut demander des remboursements au plus tard 3 ans après l’incident. Un accord à l’amiable aboutit généralement à un contrat définissant les termes du remboursement.
Toutefois, à chaque fin du mois, la somme que l’employeur peut retirer doit être inférieure à 10 % du salaire de son collaborateur. À partir de ce moment, il faut mentionner sur chaque fiche de paie le montant de la retenue.
Si le salarié refuse de rembourser, l’employeur peut réclamer le trop-perçu en entamant les démarches en justice.
Préciser le mode de paiement et s’y tenir
Lors de l’embauche et dans le contrat de travail, il faut rédiger une clause sur le mode de paiement : l’employeur doit s’y tenir. Vous devez choisir l’un des modes de paiement du salaire ci-dessous :
- un virement bancaire
- un règlement en espèces
- un règlement par chèques
Si un changement doit s’effectuer, le dirigeant de l’entreprise est dans l’obligation d’informer le salarié par avance. Il doit laisser le temps à celui-ci de mettre en place les nouveaux dossiers pour un autre mode de paiement et régler son salaire comme précédemment, en attendant.
Il faut savoir qu’un retard de paiement du salaire peut être poursuivi en justice. Dans tel cas, l’employeur s’expose à la sanction prévue par l’article R. 3246-1 du Code du travail. Ainsi, l’entreprise peut payer une amende allant de 450 à 2 250 €.
Verser le solde de tout compte au moment de la signature de la rupture du contrat
En cas de rupture du contrat de travail, le solde de tout compte ou STC doit être versé lors de la signature. L’employé peut demander des dommages et intérêts si le retard lui a causé des préjudices. Il peut s’agir d’une fin de contrat de CDD, d’un licenciement, d’une rupture de contrat de CDI, d’une démission, etc.
Comment calculer le STC ? La somme doit comprendre le paiement du salaire, la prime d’ancienneté, l’indemnité compensatrice, les indemnités de rupture conventionnelle, l’indemnité de licenciement, etc. L’employeur établit un reçu en deux exemplaires par la suite : un pour l’archive de la société et un autre pour le salarié.
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