Un logiciel de paie est un outil informatique utilisé pour la paie et la comptabilité générale d’une entreprise. Il permet d’automatiser le traitement de la paie, de le simplifier, mais également de dématérialiser les bulletins de paie. De nombreux éditeurs proposent leur application au gestionnaire de paie, même si la plupart des TPE et des PME préfèrent désormais externaliser la paie. Un panel d’outils informatiques laisse le choix au dirigeant d’entreprise de se procurer le bon logiciel pour sa gestion administrative. Le responsable des ressources humaines peut définir les fonctionnalités requises selon la taille et la particularité de la société. Les aspects techniques et le budget alloué doivent aussi être pris en compte lors de l’achat du logiciel.
Autre solution : externaliser la paie pour profiter des équipements de votre gestionnaire de paie indépendant !
Choisir le logiciel de paie en fonction de ses fonctionnalités
Un logiciel de paie peut posséder de nombreuses fonctionnalités allant de la gestion de la paie aux gestions des ressources humaines. Une application peut :
- éditer et archiver les bulletins de paie ;
- faire la DSN ou Déclaration Sociale Nominative ;
- calculer les congés payés et les absences ;
- établir tout document lié à la paie et à l’administration du personnel comme le contrat de travail ou le solde de tout compte.
Les outils dotés de la fonction RH peuvent également gérer les notes de frais et les talents.
Tenir compte de la taille et du secteur d’activité de l’entreprise
Il existe de nombreux logiciels de paie destinés aux TPE et aux PME. Ils prennent généralement en charge l’édition des bulletins de paie jusqu’à 20 salariés en considérant les éléments permanents et les éléments variables. Certaines applications se diversifient dans un secteur d’activité particulier, respectant alors les conventions collectives propres au secteur. On trouve par exemple des logiciels de paie spécifiques pour le milieu de la propreté et du nettoyage, ou encore pour le BTP.
Budget alloué au logiciel de paie
Le budget alloué à un logiciel de gestion de paie comprend l’achat de la licence et la maintenance de l’outil. Certains éditeurs proposent un forfait mensuel ou annuel quand d’autres fixent un tarif au bulletin de paie établi. Le prix peut aller de 15 à 30 € par fiche de paie, et de 250 à 1 200 € pour un forfait mensuel. Ciel Paye possède des fonctionnalités adaptées aux TPE et PME et propose un tarif mensuel de départ à 259 €. Concernant le forfait annuel, la société doit prévoir entre 3 000 et 6 000 €. Le logiciel SAGE propose un tarif commençant à 3 600 € avec une possibilité de bénéficier de l’assistance technique. Le tarif dépend des services inclus. Il est possible d’opter pour une solution ayant pour but de garder toute autonomie ou pour une solution accompagnée.
Il est important de connaître le budget que l’entreprise doit consacrer si elle choisit de traiter la comptabilité générale en interne : achat et maintenance d’un logiciel de paie. Cela signifie qu’il faut embaucher un personnel, donc avoir des charges salariales et des charges liées à la formation du gestionnaire de paie. Une fois le budget connu, le chef d’entreprise peut comparer avec les tarifs proposés afin de choisir une solution externalisation de la paie totale ou partielle.
Aspects techniques d’un logiciel de gestion de paie
L’utilisation d’un logiciel de paie peut se faire de deux manières :
- utilisation sous licence : appelée aussi utilisation en monoposte comme celle que CEGID propose. Les données sont stockées par l’entreprise et on utilise le serveur de celle-ci. Il faut prévoir un budget pour la maintenance.
- SAAS: le stockage des données de l’entreprise se fait par l’éditeur, 100 % sur le Cloud. Le chef d’entreprise a un accès permanent aux informations depuis différents supports. La mise à jour se fait de manière automatique. C’est que vous offre la solution SILAEXPERT choisie par Paie Pro.
Pour toute assistance administrative ou tout conseil en droit social, n’hésitez pas à prendre contact avec un cabinet de gestion de paie. TPE et PME du département de l’Essonne et de toute la France, Paye Pro CBF vous accompagne dans chaque étape de la vie de votre société.
Externaliser la paie : quand le logiciel de paie est fourni
Si vous vous êtes déjà demandé pourquoi externaliser la paie de votre entreprise, sachez que le coût du logiciel et de la formation de vos salariés Paie sur ce poste est totalement absorbé par votre prestataire indépendant. En effet, un gestionnaire de paie indépendant prend à sa charge l’achat du logiciel de paie et en offre l’usage au dirigeant de l’entreprise, pour toute la durée de la collaboration.
Si la mission est ponctuelle, l’ensemble des données émises dans ce cadre est facilement récupéré et transféré vers votre nouvelle solution informatique.
